REKISTERISELOSTE

Henkilötietolain (523/1999) 10 § ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Nimi: Polaris Kielipalvelut Oy
Osoite: Aarnintie 5 B 13, 95420 Tornio

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tiina Alamäki, polaris@polariskielipalvelut.fi

Rekisterin nimi

Asiakas- ja toimeksisaajarekisteri

Päivitetty 25.4.2018

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu (asiakassuhde/toimeksiantosuhde). Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on asiakkaiden osalta toimeksiantojen koordinointi ja toteutus, asiakassuhteiden hoito, tilastointi, mielipidetutkimus (kuten asiakastyytyväisyyskyselyt), myynti, markkinointi ja palveluiden kehittäminen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on toimeksisaajien osalta toimeksiantojen koordinointi ja toteutus, toimeksiantosuhteiden hoito, tilastointi sekä palkkioiden maksu.

Rekisterin tietosisältö tilaajasta

Rekisteri sisältää seuraavat tiedot: tilaajan nimi, sähköposti, puhelinnumero, laskutusosoite, organisaatio ja tilaajan ilmoittamat yksilölliset tilaustiedot.

Rekisterin tietosisältö toimeksisaajasta

Toimeksiantoja tekevien henkilöiden ja toimihenkilöiden yhteystiedot, maksuyhteystiedot, kielitiedot, murrealue, koulutustiedot, tieto tulkkauksen tuntikorvauksesta ja/tai käännöksen sivukorvauksesta, työkokemustiedot, asiakaspalautteet toimeksisaajasta sekä tieto sukupuolesta.

Tietoa sukupuolesta Polaris Kielipalvelut Oy käyttää koordinoidessa tilauksia, joihin tilaaja on pyytänyt erityisesti mies- tai naistulkkia. Tietoa sukupuolesta ei ole välttämätöntä luovuttaa, ja tiedon voi pyydettäessä poistaa tai muuttaa toiminnanohjausjärjestelmässä.

Tietoja toimeksisaajan koulutuksesta ja työkokemuksesta kerätään, jotta on mahdollista koordinoida tilaukset tilaajan vaatimukset täyttävälle toimeksisaajalle. Koulutus- ja työkokemustietoja voidaan lisätä, muuttaa tai poistaa toiminnanohjausjärjestelmästä. Toimeksisaajien tietoja ei luovuteta ilman heidän erillistä lupaansa.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tietolähteitä ovat asiakassuhteet ja toimeksiantosuhteet.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tilaajan luovuttamat tilausta koskevat tiedot luovutetaan toimeksisaajalle (tulkki/kääntäjä). Toimeksiannon vastaanottaneen tulkin nimi ja puhelinnumero luovutetaan asiakkaalle. Auktorisoitujen käännösten osalta asiakkaalle luovutetaan kääntäjän nimi. Muilta osin tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta. Toiminnanohjausjärjestelmässä toimeksisaajan käyttöliittymässä nähtävät tiedot on rajoitettu tilauksia/toimeksiantoja koskien välttämättömiin tietoihin. Henkilöitä itseään koskevat henkilötiedot ovat heille näkyvissä.

Salassapito

Kaikkia Polaris Kielipalvelut Oy:n toimeksisaajia, henkilökuntaa ja toiminnanohjausjärjestelmän ylläpitoa sitoo kirjallinen salassapitositoumus. Kaikki aineisto käsitellään luottamuksellisesti.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Polaris Kielipalvelut Oy:n toiminnanohjausjärjestelmän palvelin on EU/ETA:n alueella. Järjestelmässä kaikki tieto liikkuu salatussa tietoturvallisessa yhteydessä. Polaris Kielipalvelut Oy käyttää pilvipalvelua, jonka palvelin on EU/ETA:n ulkopuolella ja joka täyttää tietoturva-asetuksen GDPR vaatimukset (Privacy Shield).

Tietojen säilytys

Asiakas- tai toimeksiantosuhteen päättymisen jälkeen tarpeellisia tietoja säilytetään enintään 10 vuoden ajan. Asiakkaiden yhteystiedot voidaan säilyttää kuitenkin kauemmin markkinointitarkoitukseen edellyttäen, että henkilö ei ole kieltänyt suoramarkkinointia.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Laitteistojen fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Tallennettuja tietoja ja käyttöjärjestelmän käyttöoikeuksia käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

A. Manuaalinen aineisto

Sopimukset, niiden liitteet ja kilpailutusasiakirjat

Käännös- ja oikolukuaineistot hävitetään asianmukaisessa ajassa.

B. ATK:lla käsiteltävät tiedot

Polaris Kielipalvelut Oy:llä on käytössään tietosuoja-asetuksen mukainen selainpohjainen toiminnanohjausjärjestelmä, jossa kaikki tieto liikkuu salatussa SSL-yhteydessä.

Tiedonsaanti on järjestelmässä käyttöliittymätyypeillä rajattu tarkoituksenmukaiseksi ja välttämättömään. Tilaajan ja hänen asiakkaansa henkilötietoja ei siirry toiminnanohjausjärjestelmästä sen ulkopuolelle. Tilaaja saa sähköpostiinsa tilausvahvistuksen ilman asiakkaan henkilötietoa tietoturvallisuussyystä. Tilauksen tiedot ovat tilaajan tarkastettavissa kokonaisuudessaan toiminnanohjausjärjestelmästä tilaukselle generoidulla yksilöllisellä tilaajatunnuksella. Kaikki toiminnanohjausjärjestelmän salasanat on kryptattu, eikä niitä säilytetä missään kryptaamattomana. Toiminnanohjausjärjestelmän teknisellä ylläpidolla on pääsy järjestelmään, ja teknistä ylläpitoa sitoo myös kirjallinen vaitiolovelvollisuussopimus.

Polaris Kielipalvelut Oy käyttää henkilötietojen tallentamisessa myös pilvipalvelua, joka täyttää tietosuoja-asetuksen henkilötietojen käsittelystä asettamat tietoturvallisuusvaatimukset (Privacy Shield).

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröity (asiakas/toimeksisaaja) voi nähdä omat tietonsa suoraan toiminnanohjausjärjestelmästä.

Järjestelmän käyttäjällä on mahdollisuus käydä itsenäisesti muuttamassa häntä koskevaa tietoa, kuten yhteystietoja. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevan tiedon korjaamista. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.

Pyynnön voi tehdä sähköpostiosoitteeseen polaris@polariskielipalvelut.fi tai osoitteeseen Polaris Kielipalvelut Oy, Aarnintie 5 B 13, 95420 Tornio.

Takaisin